Capitalización: ¿Cómo organizar la documentación?

Cochabamba-Bolivia 1991: mientras comenzaba un vasto proceso de capitalización del Proyecto de Riego Inter-Valles (el PRIV, del Ministerio de Agricultura y de la Cooperación Alemana, GTZ), de inmediato se planteaba el dilema de saber cómo organizar la inmensa documentación acumulada durante 15 años de trabajo.

El proyecto tenía su biblioteca que agrupaba las obras técnicas necesarias a su labor, las cuales se mezclaban con los productos internos: informes, fascículos, estudios, etc. En el momento de arr ancar la capitalización, la biblioteca estaba en plena reestructuración para tratar de organizarla e informatizarla con el Sistema micro-ISIS de la UNESCO y con la codificación AGRINTER de la FAO.

De entrada, hubo choque de lógicas. La biblioteca defendí a su vocación de ofrecer productos acabados y clasificados por temas, a fin de favorecer la consulta puntual de información técnica o de otro tipo. La capitalización quería recoger toda suerte de materiales (carta, memos, planes, fotos…) y ordenarlos de modo a poder seguir y comprender las evoluciones, los procesos. La idea o conclusión final era aquí tan importante como el camino recorrido para llegar hasta ahí.

Finalmente, hubo que separar ambas. De un lado, la biblioteca. Del otro, la documentación para la capitalización, la « memoria central » del Proyecto.

¿Cómo estructurar esta memoria central? Un trabajo previo de 1989, en Cajamarca, Perú, había confirmado que muchas lecciones de la experiencia sólo se manifiestan claramente a través de aproximac iones inter-temáticas (un poco como esas « relaciones …-… » de los « thesaurus » DPH). ¿Cómo favorecerlas?

Habíamos decidido privilegiar no la idea en sí, sino su trayectoria. O sea: los momentos y los actores del proceso.

¿Los momentos? La cronología de vino un criterio fundamental. ¿Los actores? Se trataba de tomar en cuenta tanto al autor del documento como a su destinatario, pues este último condicionaba la forma y el contenido de lo que el primero produjera. El tipo de relación entre ambos se expresaba en eso que la lista DPH llama la « naturaleza » del material (libro, periódico, informe…), que devino en el segundo criterio esencial para el arreglo y la codificación.

Todo esto en función de un ingreso a la computadora y de las posibilidades de cor respondencia entre un código de clasificación bibliográfica y los ocho signos de un archivo informático.

¿Qué poner al principio? ¿La fecha o la « naturaleza » del documento? Por razones prácticas, la « naturaleza » primaba dentro del ordenamiento topográfic o en el seno de lo local. A la computadora le resultaba fácil jugar y utilizar a veces lo uno, a veces lo otro.

Faltaba establecer las referencias temáticas por « palabras-claves ». Nunca tuvimos tiempo de elaborarlas … y no nos hicieron falta. En los he chos, la visión histórica de conjunto ayudaba a percibir muy rápidamente donde podía encontrarse tal o cual fuente, pues son los momentos más impactantes, los de conflictos, los de tomas de decisión, los que llevaban a tratar tal o cual aspecto en el transcurso de la experiencia. De otra lado, al no ser la capitalización un estudio exterior sino un tratamiento interior, la memoria individual y colectiva servía de guía principal, los documentos venían para apoyarla o contradecirla.

Sin embargo, los autor es de la experiencia tuvieron mucha dificultad para intervenir tanto en la organización de la documentación como en su utilización. La abundancia era tal que sólo lograban ubicarse en ella quienes la habían ordenado y revisado. Estos jugaban entonces el rol de proveedores de información para servir de espejo a las percepciones y los recuerdos de los autores de la capitalización.