Capitalisation : le traitement d’un document à l’ordinateur

Qu’il s’agisse de les réviser ou bien de les transcrire à l’ordinateur, les documents que l’on manipule au cours d’une capitalisation sont très nombreux. Comment profiter au maximum de ce labeur parfois trop routinier ou épuisant ?

Une possibilité trop peu employée est celle des multiples fenêtres-fichiers que l’on peut afficher ensemble à l’écran dans bien des logiciels. Le Word 5 de Microsoft que j’emploie permet ainsi 8 fenêtres.

Cette possibilité signifie en effet qu’on ouvre devant soi plusieurs cahiers de registre où redistribuer l’information que l’on trouve. Avec un minimum de manipulation et une grande facilité de réorganisation postérieure dans chaque fichier.

J’ai découvert la richesse de cette technique au cours d’une étude à Cajamarca-Pérou en 1989. Le matériel à ficher était trop abondant. Dans notre équipe de quatre personnes j’avais un peu à charge d’alimenter tous les autres pour les axes dont ils étaient plus spécialement responsables.

J’ai commencé par le plus facile : les documents qui existaient déjà à l’ordinateur.

Je les ouvrais dans le fichier 1.

Puis je les enregistrais dans le fichier bibliographie, le 2.

J’en extrayais tous les renseignements accompagnés d’une date pour le fichier chronologie, le 3.

A chaque village de la petite zone de travail je rendais ce qui se référait à lui dans le fichier de zonification ou de « sujets géographiques », le 4.

Chaque phrase, ou paragraphe, ou simple tuyau pouvant avoir une utilité quelconque, déclencher une idée ou quoi que ce soit se logeait provisoirement dans un fichier de notes, le 5.

Enfin, j’avais le fichier des idées de toutes sortes qui me survenaient, le 6.

Dans chaque cas j’essayais de placer l’information derrière un code spécifique, soit la date pour la chronologie, soit un code du village en question. Et à la fin de l’extrait je complétais avec la référence d’origine : le code du document et la page.

De temps en temps je nettoyais les fichiers, les rangeais. Avec le comando <Classifier> qui les ordonnait alphabétiquement ou numériquement. Tout cela avec une précaution donc : au moment d’introduire un extrait comportant plusieurs paragraphes, je changeais le lien entre ceux-ci (avec <majuscules+entrée> dans mon logiciel) afin de conserver le point à la ligne tout en ne formant qu’un seul paragraphe pour la sélection.

Par la suite, dans d’autres capitalisations, j’ai ajouté à mon écran un septième fichier, celui des personnes (physiques ou morales) afin de faire un suivi de ce type d’acteurs.

Il me restait encore un fichier disponible pour différentes consultations.

Tout cela permettait de construire une vision d’ensemble sur un certain nombre de plans: les matériels produits, quand et par qui; les faits de toutes sortes (depuis une activité dans un village jusqu’à la date d’une évaluation en passant par les mouvements de personnel…) et leur logique de succession; les différentes activités et responsabilités de certaines personnes (paysans ou membres du projet), ainsi que les liens existant entre elles; etc.

Il devenait d’autre part extrêmement rapide de sélectionner la documentation pouvant intéresser chacun: soit sur un thème, soit sur une zone. Il suffisait d’utiliser le commando Chercher pour découvrir dans la bibliographie, la chronologie et les notes tout ce qui avait trait au point demandé, le copier dans un fichier à part et le remettre à l’intéressé.

Depuis cette époque, j’utilise également ce système pour le traitement de documents n’existant pas à l’ordinateur : le fichier 1 sert en tous cas à transcrire certaines données ou extraits qui sont ensuite redistribués dans les autres fichiers.