Des rencontres pour et par un travail collectif ?

Le temps de chacun est précieux, il faut le respecter, donc lorsqu’une réunion est lancée, autant faire en sorte qu’elle soit utile, que personne n’y perde son temps. Et le processus d’une rencontre suppose par définition qu’il s’agit d’un travail collectif, tant dans l’organisation que sur les objectifs, les résultats. Et pour construire un travail collectif, il ne suffit pas d’organiser une réunion, ou une réunion à distance avec une liste électronique et une discussion par le biais de l’informatique.

Quelques éléments importants de méthode sont à prendre en compte dans l’organisation d’une rencontre : par exemple, Ricardo Gomez travaille en ce moment sur un projet appelé projet Mistica, dont l’objectif principal est de monter un réseau humain en Amérique Latine, pour la recherche et le développement d’applications pilotes de nouvelles technologies, pour une action sociale. Pour organiser les réunions nécessaires au montage de ce réseau, il faut certes des outils électroniques. Mais avant tout, il faut planifier un projet de travail collectif avant chaque réunion. Car la réunion ne doit, elle ne peut être un objectif en soi, c’est un lieu, un moment d’échange, c’est une étape. Et le fait de projeter des objectifs communs, des priorités, avant la réunion, permet de la placer dans un processus à moyen terme. Ces priorités peuvent bien sûr n’être définies que partiellement au départ, pendant tout le processus les objectifs peuvent évoluer, devenir plus précis, voire légèrement différents, c’est tout l’intérêt d’un processus évolutif et collectif. Cette méthode requiert par conséquent un travail antérieur et postérieur à la réunion ; cela semble évident, et pourtant cette étape fondamentale pendant laquelle on définit les objectifs à moyen terme, avant la rencontre, est trop souvent oubliée. Il faut planifier un agenda qui inclue la réunion, et non pas organiser une réunion puis créer un planning à partir de celle-ci. Et pour ce, certains outils de travail sont très utiles, tels que les outils de discussion à distance, pour à la fois préparer la réunion et son prolongement, ses suites.

Le travail préparatoire à une rencontre consiste en plusieurs tâches :

- Identifier les partenaires. Une règle importante, pour s’assurer que les personnes participant à la réunion sont réellement motivées : ne devraient participer à la rencontre que les personnes qui ont effectivement participé au travail préparatoire de façon dynamique. Mais on est parfois obligé d’être souple pour des raisons politiques, même si cette obligation ne devrait pas faire partie de la stratégie d ’action.

- Identifier les thèmes de travail et de discussion communs,

- Etablir les modes d’action possibles en fonction de ces thèmes et objectifs.

Pendant la réunion, il faut avancer dans le processus, à la fois dans les débats et dans les modes d’action et leur application. Il est pour ce important d’identifier les priorités et engagements des uns et des autres, pour en sortir renforcés. Car trop souvent les objectifs se limitent à la rédaction d’une déclaration et le choix d’un lieu pour la prochaine réunion, c’est trop peu de choses, surtout si c’est pour recommencer à chaque fois.

Il faut par ailleurs établir un calendrier précis et réaliste.

Il est bon aussi de célébrer de façon rituelle ce moment collectif, que ce soit par un repas autour d’une table, une promenade, un jeu, un chant, etc.

Après la réunion vient l’étape de la mise en oeuvre des mécanismes d’actions, l’utilisation d’outils spécifiques requis pour appliquer ces actions.

Mais pour atteindre tous ces objectifs, une condition majeure : il faut une synergie suffisante entre les personnes qui travaillent ensemble, un partage d’intérêts sur la thématique, sur son approche, une transparence active, une éthique collective, un désintérêt individuel, une responsabilité individuelle pour un processus collectif, car l’objectif final est pour le groupe.