Fortalecimiento institucional. Ficha 4

El fortalecimiento institucional es un proceso que pretende encontrar la mayor coherencia posible entre los tres planos de toda institución: el Proyecto (la apuesta política, la misión), la Organización (relaciones, jerarquías, toma de decisiones)y los Recursos (humanos, materiales y financieros).

El proceso de fortalecimiento institucional puede tener en cada caso resultados distintos:

Resultados en el plano del Proyecto Global:

La intervención externa favorece la generación de un conocimiento más preciso sobre la misión de la institución, sus objetivos y metas en el corto, mediano y largo plazo. Todos estos elementos tienen que ver con la manera como el grupo conceptualiza su Proyecto, su razón de ser. Una institución es más fuerte en la medida en que tiene más claridad sobre su lugar social, su misión y la viabilidad de su propuesta.

Por otra parte, la experiencia permite la socialización de información y una apropiación más colectiva del Proyecto. Se fortalece el sentido de pertenencia y se comprende con más claridad el lugar de los proyectos (de financiamiento)como medios y no como fines en sí mismos.

Otro resultado que hemos observado es la posibilidad de distinguir lo prioritario. En muchas ocasiones vemos que los objetivos trazados en la institución son tan amplios, ambiciosos e indiferenciados, que simplemente no es posible cumplirlos, ni con todos los recursos, ni con todo el personal. Diferenciar lo posible y realista es un resultado deseable del fortalecimiento institucional (de la todología a la especialización).

Muchas veces, y a raíz de lo anterior, los grupos constatan la necesidad de planificar su trabajo a largo plazo, tratando de dejar a un lado las prácticas activistas.

Resultados en el plano de la Organización

El proceso ayuda a fortalecer el trabajo en equipo. Cuando cada quien tiene claro su lugar y sus expectativas con respecto a la institución es más fácil sumar fuerzas que competir por espacios. Los grupos, aún si están muy unidos, no siempre tienen capacidad de trabajar en equipo. El fortalecimiento institucional supone la consistencia de equipos de trabajo.

Durante el proceso, por lo excepcional de la situación, el grupo experimenta otras formas de comunicación interna que contribuyen a crear nuevos mecanismos de intercambio y relacionamiento. Mucha información que no era conocida por el conjunto de los integrantes es vertida durante el proceso de fortalecimiento institucional y esto contribuye a fortalecer relaciones.

A partir del contraste entre el Proyecto, la Organicidad y los Recursos con que cuenta la institución se proponen cambios a nivel de las formas de operar. Tareas que antes se veían como indispensables ahora resultan obsoletas y desgastantes. Nuevas formas de enfrentar las responsabilidades surgen a partir de estos contrastes.

Las funciones y responsabilidades quedan más claras para todos los integrantes. Esto permite romper con falsas expectativas y contribuir a la concentración de energías en lo que realmente requiere la organización. Asimismo, contribuye a una mayor valoración del trabajo que cada uno realiza. La estructura interna se adecúa a las nuevas necesidades. Se crean instancias y desaparecen otras. Se esclarecen los espacios de toma de decisión. Cambios en la normatividad interna se hacen necesarios.

En muchas ocasiones el proceso ayuda a formalizar situaciones que se daban de hecho y que generaban confusión. La formalización de ciertas responsabilidades, prestaciones, horarios, relaciones laborales, etc., ayudan a que sean entendidas como parte de una lógica institucional, superando lógicas personalizadas.

Resultados en el plano del análisis de los Recursos.

Los grupos muchas veces identifican nuevas necesidades en cuanto a recursos humanos, (sea para ampliar el personal o para disminuirlo). Se descubren duplicidades de funciones, y en muchas ocasiones mal aprovechamiento de los recursos materiales y financieros con que cuenta la institución. En general surgen propuestas y mecanismos para una mayor racionalidad y control de recursos.

Suele ocurrir que los grupos pretendan ampliar y diversificar su financiamiento. Es importante insistir aquí en la búsqueda de nuevas formas de gestión de recursos a nivel nacional, vía campañas, o instrumentos financieros novedosos.

Otros resultados posibles...

Al lado de estos resultados que pueden considerarse como positivos, hay que señalar también ciertos obstáculos y resistencias al fortalecimiento institucional.

De hecho la intervención de alguien externo a la institución también puede ser vivida como una amenaza, y generar angustia o frustración. Angustia ante el cambio y el descubrimiento de errores y debilidades; frustración ante la dimensión de los desafíos que se presentan y la constatación de que "no hay recetas para el éxito". No resulta fácil asumir que la institución es un proceso dinámico, que se construye y desarticula permanentemente en búsqueda de nuevas formas de organizarse.

En ocasiones un proceso enfocado hacia el fortalecimiento institucional contribuye a identificar y explicitar contradicciones internas o posiciones que son irreconciliables y que venían desgastando mucho al grupo. La posibilidad de analizar estas situaciones ayuda a encontrar vías de solución que no siempre son las más felices. Rupturas y escisiones son también resultado frecuente de estas intervenciones.