¿ Cómo se realiza un proceso de fortalecimiento institucional ? Ficha 2

El fortalecimiento institucional es el resultado de una serie de acciones que implícita o explícitamente pretenden encontrar la mayor coherencia posible entre los tres planos que tiene toda institución: el Proyecto (la apuesta política, la misión), la Organización (relaciones, jerarquías, toma de decisiones)y los Recursos (humanos, materiales y financieros).

En el marco de las ONGs y organizaciones sociales, el fortalecimiento institucional puede lograrse por varios caminos. Uno de ellos es cuando una organización solicita la intervención de un grupo externo para favorecer espacios de análisis y reflexión. Hay que reiterar que en estos casos, nuestra aproximación es necesariamente global, ya que aborda los tres planos de la institución (ver primera ficha).

Una intervención externa, llámese acompañamiento, seguimiento, asesoría o evaluación institucional, pasa, en general, por tres fases:

Primera Fase: De negociación. Se inicia desde el primer contacto entre los portavoces de la organización que solicita el apoyo y la persona externa que realizará la intervención. En esta fase se realizan todas las entrevistas necesarias para establecer con claridad los Términos de Referencia de la intervención, es decir, las expectativas, la delimitación de objetivos, metodología, programa de trabajo, calendario, pago, productos esperados (informes, documentos), responsabilidades, etc. Esta fase concluye cuando todos los elementos arriba mencionados están claros y explícitos para todos. En ocasiones es necesario hacer un análisis de algunos documentos sobre la organización durante esta fase.

Segunda Fase: Implementación: realización de entrevistas en asamblea general, grupales, por área, individuales. En ocasiones es recomendable realizar entrevistas con otros actores que inciden directa o indirectamente en la organización.

Tercera Fase: Síntesis y Seguimiento. Se trata aquí de sintetizar y devolver al grupo los contenidos más relevantes surgidos durante la intervención (documentos, etc.). Se identifican también otro tipo de necesidades de capacitación, asesoría y apoyo y se hacen las recomendaciones pertinentes.

Desde luego, cada caso es particular, y frecuentemente van surgiendo modificaciones en el camino. Estos cambios pueden tener que ver con el programa, pero también con los contenidos y los tiempos asignados. Es muy importante la flexibilidad en todo momento a fin de no perder la escucha del proceso por tratar de dar cumplimiento al programa predefinido.

La metodología de trabajo se construye con el propio grupo. Generalmente consiste en entrevistas y en trabajo grupal sobre los principales temas de preocupación de la institución. El equipo externo juega aquí un papel importante; uno de sus aportes metodológicos es organizar los contenidos en relación a los tres planos de la institución, a fin de hacer una lectura global de los procesos. La habilidad está en contrastar sistemáticamente los tres planos de la institución, a fin de ubicar las tensiones e incongruencias, así como las correspondencias entre ellos. Al analizar estos contrastes se hacen evidentes las necesidades de cambio en la institución.

Otro aspecto de la metodología es intentar impedir que el grupo se vea como un fin en sí mismo, y ayudar a identificar su lugar en la sociedad y contexto en que trabaja. Para ello es útil que construya su "mapa de relaciones", es decir, que identifique a otros grupos similares, que priorice interlocutores y que encuentre posibilidades de alianza a fin de orientar mejor su política de relaciones (participación en instancias de coordinación).

Por otra parte, la constante referencia a los objetivos a alcanzar, los tiempos asignados, el lugar de trabajo, etc., es parte de la metodología de trabajo, ya que ayuda permanentemente a delimitar alcances y limitaciones reales del trabajo en la intervención. De igual manera es útil el registro permanente de los contenidos tanto por parte del equipo externo como de alguien del grupo.

Otra tarea es sintetizar el conjunto de "acuerdos" que se toman sobre la marcha, así como las problemáticas o temáticas que van dejándose pendientes. La idea es traducir en acciones concretas, susceptibles de seguimiento, la serie de reflexiones que surgen durante la experiencia.