Capitalisation : des codes informatiques pour la documentation

Après bien des années de travail en capitalisation d’expériences (sous ce nom ou sous un autre) dans plusieurs pays d’Amérique Latine, l’ordinateur est venu m’offrir de nouvelles possibilités souvent extraordinaires. Mais il a fallu très vite chercher le moyen d’ordonner un matériel de plus en plus abondant et diversifié.

Après plusieurs tentatives, j’en suis revenu à trois critères essentiels qui me facilitent la tâche. Les deux premiers sont les acteurs et la nature du matériel enregistré. Le troisième est la chronologie.

Acteurs et nature (selon la terminologie DPH, c’est-à-dire livres, rapports, etc.) servent à la création des répertoires et sous-répertoires. Dans mon cas je distribue les documents par pays, ensuite par institution ou expérience avec laquelle je travaille.

J’ai ainsi le répertoire Bolivie avec les sous-répertoires Pacoruro, Peirav, Priv, Tiquipaya… et un Divers. J’ai également une série de répertoires par « nature » pour des matériels définitifs. Ils ont, entre autres rôles, celui de m’aider à capitaliser ma propre expérience de travail. Mais pour ne pas les mélanger alphabétiquement avec les autres, je les précède d’un chiffre. J’ai ainsi : 1articles, 2entretiens, 3lettres, 4livres, 5rapports…

Au sein des répertoires et sous-répertoires j’ajoute le critère chronologique pour nommer les fichiers.

Ainsi, pendant l’appui à la capitalisation du PRIV à Cochabamba-Bolivie, j’avais sous la main dans le même sous-répertoire plus de 10 millions d’octets dans plus de 200 fichiers… et je m’y retrouvais parfaitement !

Pour cela, il avait fallu créer des codes (que nous avons commencé à partager avec des collègues en Bolivie, au Pérou, au Paraguay, etc.) afin d’avoir un maximum d’information dans les huits signes du nom du fichier.

A titre d’exemple (nous cherchons à les améliorer et tous les ordinateurs n’acceptent pas de la même manière les différents signes, suivant les langues, la version des systèmes d’exploitation…) nous avons: ! pour les rapports; # pour les publications; % pour les lettres; - pour les réflexions sur un document; pour les bibliographies; { pour les chronologies; @ pour les transcriptions d’entretiens ou témoignages; $ pour des comptabilités; ~ pour les contrats, accords, conventions, etc.

A ces codes s’ajoutent les acteurs, soit les personnes avec leurs initiales, soit les groupes définis par des abréviations institutionnelles ou géographiques, en cherchant à n’employer que deux lettres.

La date peut n’avoir que les deux derniers chiffres de l’année, ou être suivie des deux numéros du mois, ou même du jour lorsqu’il s’agit d’un évènement ponctuel. Cette date la plus complète possible est surtout utile dans une première phase de débrouissaillement, alors que l’on cherche à organiser toutes sortes de documents: cela évite d’avoir à choisir dès le début d’autres critères encore peu clairs.

Comment définir ce qui doit aller devant, dans le nom du fichier ? Cela dépend.

D’abord il est utile de faire vivre un document. Un rapport interne peut commencer par <!>, mais s’il est diffusé il adoptera le <#!>. Il peut survivre avec les deux noms, soit pendant un temps pour des raisons de commodité, soit parce que la version finale a été corrigée et que, pour capitaliser, il est toujours très utile de voir l’évolution des versions. De même un entretien-témoignage <@>, une fois adopté et utilisable, devient <#@>.

Ensuite, si bien il est utile d’avoir une structure-type, le travail amène à provoquer des regroupements divers. Il suffit de changer l’ordre des facteurs dans le nom des fichiers (en conservant, par exemple avec une copie-écran, la structure initiale) pour « voir » les choses différemment, par exemple la production par auteur, ou par époque.

Ce n’est qu’à la fin du travail que l’on adopte un ordre définitif, en réunissant différents matériels dans un même fichier, en choisissant les versions à éliminer, en redistribuant suivant d’éventuels besoins futurs : il s’agit alors de conserver, non plus tellement de disposer. Ainsi mon rapport <!pz9303> dans le sous-répertoire Priv du répertoire Bolivie a été copié en tant que <9303priv> dans mon répertoire 5rapports.