Les instruments de coordination au sein d’une équipe de terrain dans la bande de Gaza

C’est à l’occasion d’un stage de 2 mois effectué en juillet et août 1994, au sein de l’équipe d’Enfants Réfugiés du Monde dans la Bande de Gaza, que j’ai pu réaliser la nécessité pour une équipe non seulement de se doter de bons outils de coordination mais aussi de prendre de bonnes habitudes pour faciliter la communication interne . La coordination d’une équipe de 9 membres (6 expatriés et 3 palestiniens)évoluant la plupart du temps dans un espace différent compte tenu du programme (bureau à Gaza ville; centre pour enfants, centres pour adolescents, centre communautaire dans le camp de Khan Younis; bureau du partenaire local et missions à l’extérieur)est loin d’être évidente.

Le lieu de rencontre est principalement le bureau de l’association Enfants Réfugiés du Monde situé à Gaza ville. Bien que l’équipe soit rarement au complet dans le bureau, ce dernier s’avère un relais indispensable. C’est pourquoi chaque membre de l’équipe se réserve au moins une journée ou demi-journée par semaine au bureau pour rédiger, classer, faire le point etc. Il y a toujours une ou deux personnes qui peut recevoir les appels téléphoniques. Il n’est pas rare que ce soit le bureau qui serve de relais entre deux personnes de l’équipe. Les contre-temps, crevaisons, pannes de voitures sont à l’origine de rendez-vous manqués. Dans ces chassés-croisés fréquents, c’est le bureau qui permet de s’y retrouver.

L’outil le plus précieux au bureau est le cahier de transmission qui permet ainsi de faire passer tout message collectif ou individuel. Il demande une discipline à deux niveaux: avoir le réflexe d’y transcrire le message et aussi celui de le consulter systématiquement. Mais si le cahier de transmission permet de résoudre bien des problèmes et de faire passer des communications urgentes, il ne suffit pas à donner une cohésion à l’équipe. Il est important pour une équipe de se retrouver régulièrement pour faire le point tous ensemble. C’est pourquoi l’instauration de réunions d’équipe hebdomadaires s’est imposée non sans mal. Elles ont d’abord eu lieu le soir, après le travail. Or, à cause du couvre-feu, ces réunions ne pouvaient pas se tenir au bureau car Nahida, chargée de la coordination avec le partenaire local n’aurait pas pu y assister. Elles avaient par conséquent lieu chez Nahida à Abassan, près du camp de Khan Younis.

Ces réunions dont ils rentraient tous épuisés à des heures tardives, ont profondément marqué les membres de l’équipe, pour ne pas dire traumatisé .La décision fut ensuite prise de consacrer une journée entière par semaine à cette réunion afin de favoriser l’échange d’informations et d’idées, ainsi que le règlement de problèmes courants etc.

Reconnues primordiales pour assurer l’échange d’informations et permettre des discussions de fond quant au programe et au partenariat, ces réunions n’en traumatisent pas moins l’équipe. La longueur en est en effet assez impressionante: 5 à 6 heures en moyenne... Tous les membres de l’équipe s’en plaignent : fatigue; déconcentration; stress; exaspération et bien sûr tensions...Mais personne n’arrive à trouver de solutions .

Il est vrai que le nombre de problèmes courant à régler et de questions à aborder est généralement élevé.Une proposition a néanmoins été faite par certains membres de l’équipe pour alléger le contenu des discussions: que chacun écrive ce qui s’est passé pour lui pendant la semaine et ne garde pour la discussion de la réunion que les points problématiques. Cette proposition a été acceptée mais a donné lieu à d’autres problèmes: difficultés de rendre les "écrits" dans les délais; sentiment de perte de temps de certains; surcharge de travail etc.

Pourtant, bien que cette proposition exige beaucoup de discipline et d’organisation personnelle, elle s’avère efficace: 1 à 2 heures ont été gagnées.

Une autre proposition a été faite par la responsable de programme au siège visant l’instauration de réunions mensuelles axées sur l’approfondissement d’un sujet précis afin de consacrer les réunions du mardi aux seules questions courantes. J’ai assisté à la première réunion mensuelle consacrée au centre adolescent. Très intéressante, cette réunion a notamment apporté un éclaircissement quant aux objectifs à long terme.