Renforcer les capacités de documentation et d’information des collectivités locales

La dotation budgétaire pour la gestion documentaire et la tenue des archives n’est pas une pratique usuelle dans les services administratifs du Bénin. Ce triste constat a été également fait dans les collectivités locales béninoises. Dans nombre de ces administrations déconcentrées il n’existe aucun service régulier d’archivage et de documentation. Il est aisé de constater en parcourant les couloirs de certains de ces services que des dossiers entiers, des textes législatifs et réglementaires sont entreposés pêle-mêle. Des registres d’état civil sont mal entretenus, parfois détériorés. Plusieurs documents sont laissés à la portée des termites et détruits par des cafards et autres rongeurs. Cette situation influe directement sur la qualité des services rendus par ces administrations locales aux populations. Les citoyens sont souvent frustrés, insatisfaits et parfois surpris d’apprendre à leur dépens que les actes de naissances sont introuvables ou que des textes législatifs et réglementaires sont inexistants. Il s’ensuit par conséquent une aggravation de la crise de confiance entre le citoyen et l’administration ; ce qui favorise l’incivisme fiscal des usagers, et le manque de respect pour le bien public. Chez les agents administratifs locaux, l’absence de matériels adéquats de travail et le désordre conditionnent souvent la démotivation.

Dans ces conditions, comment les communes qui vont naître de la nouvelle réforme administrative peuvent-elles bien assurer le droit à l’information des citoyens ? Comment le conseil communal peut-il décider la construction d’une école sans connaître le nombre des futurs élèves ? Comment les agents administratifs peuvent-ils travailler efficacement sans disposer d’une bonne documentation ? Cette problématique a alimenté de la mise en place d’un Programme d’Appui à la Gestion Documentaire dans les collectivités locales (PAGD). Il s’agit d’un système décentralisé de gestion documentaire placé au niveau des sous-préfectures appelées à devenir les communes dès la mise en fonctionnement de la nouvelle réforme administrative.

C’est le Centre d’Information et de Documentation sur les Collectivités locales au Bénin qui a pris en 1996 l’heureuse initiative d’un programme spécial d’appui à la gestion documentaire. Installé depuis 1995 sur l’initiative du projet tripartite bénino-franco-allemand d’appui à la décentralisation, le Centre d’Information et de Documentation sur les Collectivités locales au Bénin a pour mission de renforcer le processus de la décentralisation en cours au Bénin. Il fonctionne comme une structure d’accueil et de prestation de services en matière d’information et de documentation intracommunales à l’intention des élus locaux, des administrateurs et de l’ensemble des agents de développement au niveau local. Pour s’assurer de l’efficacité de ses services, le Centre a opté pour une méthode décentralisée de la gestion documentaire des collectivités locales d’où la naissance du Programme d’appui à la gestion Documentaire dans les collectivités locales.

L’objectif du programme est d’améliorer les prestations des services aux usagers en matière de délivrance d’extraits d’actes administratifs et d’état civil, d’assurer le service public en matière d’information sur la vie de la commune, renforcer les capacités de documentation et d’information des collectivités locales pour la gestion du développement à la base. C’est pourquoi le Centre d’Information et de Documentation sur les Collectivités locales a décidé de rapprocher l’information utile à la portée de la population. Le programme d’appui à la gestion documentaire est conçu et élaboré avec les sous-préfectures et les circonscriptions urbaines qui deviendront les prochaines communes.

En pratique chaque commune aura son bureau des archives, de la documentation et de l’information (BADI). Ce bureau comportera donc trois sections : la section archives destinée à la conservation de tous actes, dossiers et documents administratif, la section documentation qui comportera les documents d’utilité quotidienne, enfin la section d’information destinée à mettre à la disposition des usagers des informations nécessaires sur la commune. Une grande nouveauté du programme est l’affectation des locaux spécialement à la documentation et d’assurer la formation du personnel en charge de la gestion documentaire dans les collectivités locales au Bénin. Actuellement le programme est dans une phase avancée de son déroulement. De nombreuses sous-préfectures ont déjà installé leur service de la documentation dans des locaux spécialement aménagés. Les agents instructeurs-formateurs du Centre d’Information et de Documentation sur les Collectivités locales parcourent les localités pour former le personnel destinés à travailler dans ces services de documentation et les aider à installer convenablement leur BADI.