Capitalización: El tratamiento de un documento en la computadora

Tanto para revisarlos como para transcribirlos a la computadora, es impresionante el número de documentos que hay que manejar durante una capitalización. ¿Cómo aprovechar al máximo esta labor, a veces demasiado rutinaria o agotadora?

Una posibilidad dema siado poco empleada es aquella de las múltiples ventanas-archivos que pueden verse al mismo tiempo en la pantalla, en muchos de los programas de computadora. El Word 5 de Microsoft que yo empleo permite así 8 ventanas.

Esta posibilidad significa, en efec to, abrir ante sí numerosos cuadernos de registro donde redistribuir la información que uno va hallando. Con manipulaciones mínimas y con una gran facilidad para reorganizar posteriormente cada archivo.

Descubrí la riqueza de esta técnica durante un estu dio en Cajamarca, Perú, en 1989. El material a fichar era demasiado abundante. Dentro de nuestro equipo de cuatro personas, tenía yo la responsabilidad de alimentar a los demás en informaciones halladas sobre aquellos ejes que estaban más a su cargo.

Com encé por lo más fácil: por aquellos documentos que ya existían en la computadora.

Los abría dentro del archivo 1.

Después, los registraba dentro del archivo bibliografía, el 2.

Extractaba de ahí todas las informaciones con fechas para el archivo cronolog ía, el 3.

A cada comunidad de la pequeña zona de trabajo le asignaba una referencia dentro del archivo de zonificación o de « sujetos geográficos », el 4.

Cada frase, o párrafo, o simple dato que pudiera tener una utilidad cualquiera, despertar una idea o lo que fuese, se alojaba provisoriamente en un archivo de notas, el 5.

Finalmente, tenía el archivo ideas para las reflexiones de todo tipo que se me ocurrieran, el 6.

En cada caso, intentaba ubicar la información detrás de un código específico, sea la f echa para la cronología, sea un código de la comunidad en cuestión. Al final del extracto, completaba todo con la fuente: el código del documento y la página.

De tiempo en tiempo depuraba los archivos, los ordenaba. Con el comando <Clasificar>, que los d istribuía alfabética o numéricamente. Todo esto con una precaución: en el momento de introducir un extracto compuesto por muchos párrafos, cambiaba el vínculo entre ellos (con <mayúscula+entrar> en mi computadora) a fin de conservar la separación y teneral mismo tiempo una sola unidad de párrafo para la selección.

Después, en otras capitalizaciones, agregué a mi pantalla un séptimo archivo, el de personas (físicas o jurídicas) para hacer un seguimiento de este tipo de actores.

Me quedaba aún un archivo disponible para diferentes consultas.

Todo esto permitía construir una visión de conjunto con respecto a cierto número de planos de observación: materiales producidos, cuándo y por quién; hechos de todo tipo (desde una actividad en una comunidad hasta la fecha de una evaluación, pasando por los movimientos del personal…) y su lógica de evolución; diferentes actividades y responsabilidades de ciertas personas (campesinos o miembros del proyecto), así como vinculaciones existentes entre ellas; etc.

Por o tra parte, resultaba extremadamente rápido seleccionar la documentación que pudiera interesar a cada quien: sea sobre un tema, sea sobre una zona. Bastaba con utilizar el comando <Buscar> para descubrir -en la bibliografía, en la cronología, en las notas- todo lo que había sido solicitado, copiarlo en otro archivo aparte y enviarlo al interesado.

Desde esa época, uso también este sistema para dar tratamiento a documentos que no existen en la computadora: el archivo 1 sirve en todo caso para transcribir ciertos datos o extractos que son luego redistribuidos en los otros archivos.