Capitalización: Códigos informáticos para la documentación

Después de muchos años de trabajo en capitalización de experiencias (bajo ese nombre o bajo cualquier otro) en muchos países de América Latina, la computadora ha venido a ofrecerme nuevas posibilidades, a menudo extraordinarias. Pero pronto ha sido necesario buscar cómo ordenar un material cada vez más abundante y diversificado.

Después de muchos intentos, llegué a tres criterios esenciales que me facilitan la tarea:

Los dos primeros son los actores y la naturaleza del material registrado. El tercero es la cronología.

Actores y naturaleza (según la terminología DPH, es decir formatos: libros, informes, etc.) sirven para crear repertorios y sub-repertorios. En mi caso, distribuyo los documentos por países, luego por institución/experiencia con la cual trabajo. Así, tengo el repertorio Bolivia, con los sub-repertorios Pacoruro, Peirav, PRIV, Tiquipaya… y un Varios.

Tengo igualmente una serie de repertorios por « naturaleza » para los materiales definitivos. Ellos cumplen, entre otros roles, el de ayudarme a capitalizar mi propia experiencia de trabajo. Pero, para no mezclarlos alfabéticamente con los demás, los hago comenzar por una cifra. Tengo así: 1artículos, 2entrevistas, 3cartas, 4informes, 5libros, …

Dentro de repertorios y sub-repertorios, añado el criterio cronológico para designar los ficheros.

Así, durante el apoyo a la capitalización del PRIV en Cochabamba, Bolivia, dentro del mismo sub-repertorio tenía a mano más de 10 millones de bytes en más de 200 archivos… ¡y me manejaba perfectamente!

Para esto, también hubo que crear códigos (que comenzamos a compartir con los colegas de Bolivia, Paraguay, etc.) a fin de tener un máximo de información dentro de los ocho signos disponibles para el nombre del archivo.

A manera de ejemplo (buscamos mejorar los códigos y no todas las computadoras aceptan los diferentes signos, estos pueden variar según los idiomas, la versión de los sistemas operativos…) tenemos: ! para los informes; # para las publicaciones; % para las cartas; - para las reflexiones sobre un documento; para las bibliografías; { para las cronologías; @ para las transcripciones de entrevistas o testimonios; $ para la contabilidad; ~ para los contratos, acuerdos, convenciones, etc.

A estos códigos se agregaban los de los actores, ya sean las personas con sus iniciales, ya sean grupos definidos por sus abreviaturas institucionales o geográficas, buscando no emplear más de dos letras.

La fecha puede no llevar más que las dos últimas cifras del año, o ser seguida de dos números para el mes, o incluso para el día, si se trata de un evento puntual. Esta fecha, lo más completa posible, es sobre todo útil en una primera fase de reconocimiento de la información, cuando se busca organizar toda suerte de documentos: eso evita el tener que elegir, desde el principio, otros criterios aún poco claros.

¿Cómo definir lo que debe ir delante en el nombre del fichero? Depende.

Para empezar, es útil darle vida a un documento. Un informe interno puede comenzar con <!>, pero si es difundido adoptará la forma <#>. El informe puede sobrevivir con ambos nombres, ya sea durante un tiempo, por razones de comodidad, ya sea porque la versión final fue corregida y que, para capitalizar, es siempre útil ver la evolución de las versiones. Del mismo modo, una entrevista-testimonio, simbolizada con <@>, una vez adoptada y utilizable, se codifica <#@>.

Luego, si bien es útil tener una estructura-tipo, el trabajo conduce siempre a provocar agrupamientos diversos. Basta cambiar el orden de los factores en el nombre de los ficheros (conservando, por ejemplo, mediante una copia, la estructura inicial) para « ver » las cosas de forma diferente; por ejemplo, la producción por autor, o por época.

No es sino al final del trabajo cuando se adopta un orden definitivo, reuniendo diferentes materiales en un mismo archivo, escogiendo las versiones que deben ser eliminadas, redistribuyéndolas en función de eventuales necesidades futuras: se trata ahí de conservar, ya no tanto de disponer. Así, mi informe <!pz9303>, dentro del sub-repertorio Priv del repertorio Bolivia fue copiado como <9303priv>dentro de mi repertorio 4informes.